OA系统，协助组织实现质量文件事项全过程监管

选自泛微移动办公系统博文

《质量管理体系要求》(GB/T19001—2016/ISO9001：2015)标准指出，需将对内及对外的所有质量管理文件进行标准化管理，包括检索、使用、存储、防护、版本控制、保留和处置等。

线下管理模式下，质量管理文件存储在线下个人手中，无统一管理、查询平台。为了确保质量管理体系的有效运作，组织制定并且落实各项工作的程序文件，并能够对服务过程实施科学有效的策划、组织、监督、控制、协调。

泛微OA协助组织实现“质量管理”事项决策的上传、修订、废除、质量报告、投诉建议的全过程监督，建立“有证可查”为主的“质量管理”线上审批和管理体系，实现实时在线监管，促进和保障组织规范治理、科学决策、防范风险。

（质量文件平台架构）

泛微OA质量管理特色功能

1

质量特色门户

信息集中，快速查阅

用户可以在质量特色门户中快速发起、处理质量相关流程，查阅质量管理文件。

一个平台即可进行质量管理相关操作。

（质量门户）

2

质量审批流程

全生命周期管理

结合各类组织实际，泛微通过创建质量全生命周期管理流程体系，实现流程管控并结合组织制度，梳理满足质量管理制度的相关审批流程。

流程归档后自动进行质量管理文件库的插入及更新工作。

质量文件新增、修订、废除流程：流程中根据文件等级进行不同审批节点，实现质量文件流程化管控。

通过选择修订文件名称，自动带出修订文件名、文件编号、版本号、业务模块等信息。

（质量文件修订申请）

由此从源头杜绝非审批上传的质量文件存在，从而助力实现组织决定的合规性。

3

各类质量文件库

多维度、流程化管理

通过设定在用质量文件库、历史质量文件库、质量报告库、投诉建议库，一个界面清晰展示各类质量文件信息。

为了方便查询，能够根据部门筛选质量文件、按照文件编号和业务模块进行文件排序。

（质量文件库）

为了灵活增减，质量文件库中的“新增”、“废除”、“修订”等按钮，可以直接触发相关流程。根据审批流程的状态，自动更新文件库。

（质量文件修改）

同时，能够对质量文件的修改记录进行存档。若是一份质量文件需要多次修订，修订流程归档之后，新文件转入在用质量文件库，原质量文件则进入历史文件库，形成了规范化管理。

4

质量报告管理

多维度、流程化管理

在质量报告库中，能够根据报告类型筛选质量报告。

（质量管理报告库）

根据组织内部制度要求，梳理符合制度要求的质量报告审批流程。

相关人员提交质量报告审批流程时，选择报告类型，填写报告相关年份，上传相关附件，流程归档后，自动归档至质量报告库。

5

投诉建议管理

多维度、流程化管理

对于投诉建议库进行反馈类型划分，形成投诉及意见建议两个库。

用户提交投诉建议审批流程时候，选择反馈类型、填写主题，由领导确认是否有效，流程归档后，自动归档至投诉建议库。

总结

泛微OA助力质量管理规范在组织中实现数字化落地：

质量文件版本过程合规管理：质量管理运行过程，及时对质量文件版本管控的进行合理化设定，杜绝质量管理过程中文件修订不合规现象的产生；

构建企业质量报告管理体系：搭建质量报告管理库，快速查询，便于保存。

实现投诉建议的合理化管理：实时查看投诉建议审批进度，状态清晰。