OA在快递行业：助力快递站点全生命周期数字化管理

OA在快递行业：助力快递站点全生命周期数字化管理

选自泛微移动办公系统博文

随着快递行业的迅猛发展，快递企业不断融合互联网技术，由“传统”走向“智慧”物流，不断推进快递行业数字化、智能化。

在快速扩张进程中，不少快递企业面临着降本增效的挑战：

1、如何提高产品/站点/路由扩张的速度和质量？

2、如何在扩张过程中快速复制统一的管理制度？

3、如何在高速增长中保持高标准化的服务水准？

4、如何有效把握扩张的成本和预警潜在的风险？

现在，快递企业已部署了多种专业业务系统，但是对于站点生命周期管理，尤其是站点建站、选址优化、入场确认、站点关闭、退场确认等目前依赖于OA系统中独立的审批流程及线下邮件、会议、电话等方式进行，未形成完整规范的业务管理流程，经常导致不合规的现象出现。

为了提高企业竞争力，对快递网点进行数字化升级十分有必要。

泛微快递站点全生命周期管理功能，通过打通运营系统，建立统一的站点管理信息库，明确每个站点当前所处阶段，同时关联合同流程、物资信息库，实时获取站点目前的运营信息。

能够满足直接租用、站点换租、站点合并等简单和复杂场景。

（快递站点业务流程）

快递站点全生命周期管理方案亮点

1、站点建站

建站流程中，建站申请人通过填写各类成本、质量预算模板，进行建站成本测算、件量预测与质量目标效能、分析可行性、规范新建站点命名。

通过构建站点信息库，站点基本信息、租赁信息以及财务信息在台账中清晰可查。

（站点建站流程）

2、选址优化

站点选址应该将提升站点综合工作效率、站点操作、运营、成本、安全等多方面进行综合考虑。站点建站流程通过之后，即可填写选址表单，表单中详细罗列了站点的各类合规、安全要素，并且能够进行多场地对比分析。

（站点基本信息）

3、合同签署

站点选址优化确认后，即可进行合同签署。

由于快递企业需要开拓的站点数量多，快递公司业务合同数量庞大，而且签署对象分散在全国各地。

现在，在OA系统中可调用标准合同模板，并且通过集成电子签章，与外地站点也能几分钟完成合同签约，有效地实现了降本增效。

（在线发起合同）

4、入场确认

入场合同审批完成，房屋租赁双方完成签署，合同生效之后方可进行入场。合同审批流程通过之后，系统自动触发入场流程。

在进行入场时，需要查验租赁房屋并且交接场地，确保站点安全、消防合规，并且确认被替换的原场地撤场情况。

（入场确认流程）

通过填写流程中的交接模板、验收单等文件，时刻把控场地安全合规情况，有情况可以随时进行记录和反馈。

5、站点关闭

当自建转加盟、站点合并的情况下，需要关闭该站点。在站点关闭流程中，通过围绕站点成本、运营影响、风险应对等因素对站点关闭进行详细考量。

（站点关闭流程）

6、退场确认

当站点关闭申请条件达成时，系统自动退场确认流程。为了规范关闭退场程序，到期终止和提前解约的情况下，站点涉及退租均需完成退场确认流程。

退场流程关联押金、租金数据，若是涉及场地、费用纠纷的情况下，随时与法务财务沟通解决方案。

（退场关联资金）

总结

管理规范化：全业务流程梳理整合后，大大减少了不合规的情况产生，同时由于系统规范化操作，也降低了终端站长的操作难度，避免混淆、操作混乱。

提升效率：各流程之间紧密关联，相互联动制约，大大提升审批效率。

内控审计便捷：内控审批从系统导出各类报表，即可快速核查站点相关审批是否合规。